Il Wedding Planner, noto anche con l'espressione inglese "wedding planner", è una figura professionale che offre consulenza alle coppie in procinto di sposarsi per l'organizzazione del giorno delle nozze.
Il Ruolo e le Responsabilità del Wedding Planner
Oltre alla pianificazione dell'intero evento, i wedding planner possono offrire assistenza nella scelta del design, nella selezione dei locali, nella scelta dei fornitori, nelle prove, nei noleggi, negli inviti e nella gestione complessiva dell'evento. Nella cultura internazionale, l'organizzatore di matrimoni si occupa potenzialmente di tutti gli aspetti relativi all'organizzazione del matrimonio. Il wedding planner segue la coppia (o le famiglie degli sposi) dal principio fino al termine della cerimonia e del ricevimento del matrimonio, e a volte anche oltre.
I wedding planner di alta gamma gestiscono eventi il cui budget supera i milioni di dollari, e non infrequentemente di rilievo mediatico o mondano. Oltre alle competenze organizzative e logistiche, in alcuni contesti professionali emergono specializzazioni che integrano anche un ruolo creativo e artistico all’interno del processo di ideazione del matrimonio. Una di queste è la figura del Wedding Art Director, ovvero un professionista che, partendo dagli elementi di pianificazione del matrimonio, si concentra in modo specifico sulla visione estetica, stilistica e creativa dell’evento. Il Wedding Art Director è incaricato di elaborare un concept complessivo, curare la palette di colori, lo stile, la scenografia, le composizioni e la coerenza visiva dell’evento, con l’obiettivo di creare un’esperienza profondamente personalizzata e “su misura” per la coppia. Questa figura si sovrappone in parte al ruolo del wedding designer o del direttore artistico nel settore degli eventi, ponendo maggiore enfasi sulla direzione creativa complessiva piuttosto che sulla sola gestione logistica dei fornitori o del cronoprogramma.
La professionalità del wedding planner sta proprio nella sua totale devozione alla riuscita del vostro evento: non si tratta di un semplice lavoro di backoffice, lui sarà realmente coinvolto per definire una regia attenta delle nozze. Sarà presente nei preparativi a casa, quando pronuncerete le frasi per la promessa di matrimonio e quando consegnerete l’ultima bomboniera. E per gestire al meglio tutta la macchina organizzativa, il wedding planner si occuperà anche di coccolare i vostri invitati negli aspetti logistici della giornata. La sua è una missione e per dare un vero significato a questo ruolo, senza lasciare nulla al caso, il wedding planner avrà cura di richiedere la valutazione del suo operato in termini di soddisfazione degli sposi e degli invitati.
Il Wedding Planner è il professionista responsabile di disegnare, pianificare e coordinare matrimoni adattandoli alle necessità e al gusto dei clienti. In poche parole, è un Event Manager, ossia un organizzatore di eventi, però specializzato in matrimoni. In qualità di esperto, assiste e consiglia i futuri sposi nel corso dei preparativi e nel giorno delle nozze, coordinando il lavoro degli altri fornitori per garantire un matrimonio perfetto. Anche se il suo lavoro non finisce qui, perché esiste anche una fase posteriore al matrimonio.
Inoltre, il wedding planner svolge un ruolo chiave nella gestione del budget e nella selezione dei fornitori più adatti, come il catering, il fotografo, la decorazione floreale o la musica. Grazie alla sua esperienza, è in grado di anticipare eventuali imprevisti e trovare soluzioni rapide ed efficaci, assicurando che ogni dettaglio dell’evento si svolga secondo i piani.
Fasi del Lavoro di un Wedding Planner
Vengono distinte tre fasi secondo i compiti da realizzare in ognuna di esse, rispettando un ordine cronologico:
- Fase prematrimoniale: Include riunirsi con la coppia, definire lo stile del matrimonio, stabilire un budget, pianificare l’addio al celibato/nubilato, creare la lista degli invitati, fissare il quadro generale dell’evento, disegnare gli elementi della cartoleria, scegliere i regali, i vestiti e l’oggettistica degli sposi, assumere il servizio fotografico e video e organizzare tutti i dettagli della cerimonia e del banchetto nuziale.
- Esecuzione del matrimonio: Contempla l’organizzazione degli ultimi dettagli e la celebrazione dell’evento.
- Fase post-matrimoniale: Luna di miele dei novelli sposi e valutazione dell’evento da parte del Wedding Planner.
Competenze e Soft Skills del Wedding Planner
Queste sono le competenze e soft skills richieste per lavorare come Wedding Planner:
- Competenza in wedding planning: Ovviamente il professionista deve essere preparato e conoscere ogni aspetto dell’organizzazione di eventi e, specialmente, dei matrimoni.
- Capacità di leadership e di organizzazione: Questo implica avere la capacità per lavorare in gruppo, dato che molte volte si converte nell’unico modo per arrivare ad un obiettivo comune. In questo processo, bisogna considerare quali sono le priorità del progetto, le risorse necessarie, i posti per eseguire ognuno dei compiti e le loro funzionalità.
- Creatività e buon gusto: Un organizzatore di matrimoni deve essere una persona creativa e originale.
- Buona immagine personale e professionale: Dare un’immagine agli altri è inevitabile. Quindi, essa dev’essere un fedele e coerente riflesso di quello che ognuno è. L’obiettivo è costruire un’immagine che trasmetta i valori, i principi e le proprie credenze, e che, a livello intellettuale, esprima la professionalità e le conoscenze acquisite.
- Capacità comunicative e relazionali: Si tratta di saper parlare, ma anche saper ascoltare ed osservare, perché qui entra in gioco linguaggio verbale e non verbale.
- Autonomia e affidabilità: Se un cliente non può fare affidamento nel professionista che contratta, sicuramente sarà un cliente insoddisfatto.
- Predisposizione al problem solving: È necessario essere capaci di risolvere i problemi che possano sorgere, qualsiasi tipo di imprevisto. Per questo motivi, è bene avere sempre un piano A, un piano B, e, a volte, anche un piano C.
- Resistenza allo stress: Il wedding planner deve avere capacità per gestire lo stress, tanto a livello personale quanto in relazione ai suoi clienti. Deve capire che il matrimonio e i suoi preparativi generano nervosismo e stress ai contraenti. Per rasserenarli, è importante che sappia trasmettere sicurezza.
- Flessibilità: Si tratta della capacità di adattarsi alle situazioni, siano esse conosciute e previste o sconosciute e completamente impreviste.
Il Wedding Planner e il Budget
Organizzare un intero evento senza andare fuori dalla cifra stimata è uno dei compiti più ardui e allo stesso tempo più richiesti per un wedding planner. Per avviare una collaborazione serena e di successo è importante definire prima di tutto il budget massimo a disposizione per l’intero evento, ripartendolo, se possibile, per i vari capitoli di spesa tra cui location, abiti, fotografo, animazione e allestimenti.
È vero che, nell’organizzazione di un matrimonio, la Wedding Planner è una voce di costo, ma quanto più sarà capace, tanto più questa voce di costo non influirà minimamente nel budget stabilito dagli sposi. La Wedding Planner conosce il mercato, conosce tutti i professionisti, conosce il loro modus operandi, conosce la professionalità di ognuno e grazie a questo sa consigliare ogni volta il fornitore più vicino ai gusti ed alle esigenze di budget degli sposi. Tra tutte le sue competenze, ad esempio, c’è il saper evidenziare pregi e difetti di questa o quella location, sa già come potranno essere utilizzati gli spazi anche per il piano B, elemento cui spesso non si pensa ma che è fondamentale per la riuscita di ogni matrimonio con qualsiasi meteo; sa valutare le dotazioni presenti, elemento importantissimo per la definizione del costo del catering e dei noleggi necessari; sa guardare con gli occhi sognanti degli sposi ma anche con quelli attenti di un perfetto organizzatore.
In virtù della propria esperienza, una Wedding Planner conosce perfettamente tutte le voci di costo che gli sposi dovranno sostenere, quindi previene spiacevoli sorprese. Ha rapporti continuativi ed economici con i vari fornitori, ai quali può chiedere trattamenti vantaggiosi per i propri clienti, sfruttando quel potere contrattuale che gli sposi difficilmente possono avere perché una Wedding Planner, per il fiorista o per il catering o per il fotografo e via dicendo, è un cliente fidelizzato e li può contattare per numerosi matrimoni, mentre gli sposi, (si spera!), si sposeranno una volta sola e quindi saranno clienti in una sola occasione. Capito dove sta il risparmio?
Il Wedding Planner vs. Wedding Coordinator e Location Manager
Cosa fa un Wedding Planner? Segue gli sposi nell’organizzazione di tutto il loro matrimonio, gestisce il budget, lavora in qualsiasi location, di volta in volta relazionandosi e coordinando tutti i fornitori scelti dagli sposi seguendo la timing list e seguendo le richieste degli sposi stessi. Una Location Manager, questo è il nome corretto di chi lavora all’interno di una struttura, si occuperà solo degli aspetti legati al ricevimento e non si preoccuperà della gestione dell’intero evento. Peraltro, non ci sarà da stupirsi se darà la precedenza alle esigenze della struttura prima che alla timeline degli sposi perché una Wedding Planner lavora per gli sposi, una Location Manager lavora per la location, senza trascurare inoltre che la dicitura "Compreso nel prezzo" spesso citata nel preventivo di ogni location (ma anche di molti catering, in verità...) non significa "Gratis", come invece spesso viene fatto passare...
Il servizio di wedding coordinator si occupa “solo” di coordinamento. La wedding planner è una consulente a 360° degli sposi. In questo senso, la wedding planner si prende cura dell’aspetto legale, amministrativo, fiscale e burocratico del matrimonio. Lo scopo è qui lasciare gli sposi totalmente liberi di godersi i propri preparativi e il proprio grande giorno senza pensieri.
Il Contributo Culturale e Normativo
In Italia il fenomeno dei matrimoni di stranieri si è sviluppato a partire dalla fine degli anni '80. La prima società di wedding planning è stata Regency che dalla sua sede di Tokyo nel 1987 per prima ha iniziato a portare in Italia coppie di sposi da tutto il mondo. Le norme UNI 11954 e UNI 11955, elaborate dall'Associazione Italiana Wedding Planner, forniscono un quadro normativo ufficiale per il riconoscimento della professione di wedding planner e destination wedding planner in Italia.
In ambito cinematografico, un film del 2001 ha contribuito in maniera importante a far conoscere la figura dell'organizzatore di matrimoni in Italia: Prima o poi mi sposo (The Wedding Planner) con Jennifer Lopez, film che racconta le vicende sentimentali di una wedding planner. Nel film spagnolo María (y los demás) del 2016, la protagonista (interpretata da Bárbara Lennie) diventa una wedding planner. Nell'ambito della letteratura, il personaggio della wedding planner è protagonista nei seguenti romanzi femminili: Le (dis)avventure di una wedding planner di Mcqueen Holly, Via Chanel N° 5 di Daniela Farnese e Voglio fare la Wedding Planner di Stefania Niccolini, Serena Obert e Stefania Poletti. Ha un ruolo importante inoltre in I love shopping in bianco (Shopaholic Ties the Knot), terzo episodio della serie di romanzi comico-sentimentali I Love Shopping di Sophie Kinsella.
Al giorno d'oggi si parla tanto di Wedding Planner, una professione che sta letteralmente spopolando in America e che pian piano sta ottenendo un buon successo anche in Italia, grazie alla visibilità mediatica che le è stata data di recente. È una professione nuova e molto particolare, per questo motivo ci sono molti pareri contrastanti a riguardo. La mia è una professione seria, nella quale non ci si improvvisa. Non basta avere organizzato una bella festa di compleanno o avere aiutato la propria cugina per il suo Matrimonio, sapere fare bei fiocchetti o avere fatto un corso di tre giorni, per definirsi “Wedding Planner”. Come per tutte le professioni, servono formazione, studio e impegno continui, serve gavetta…ed è fondamentale anche possedere una buona predisposizione all’organizzazione. La mia è una professione che grazie ai media è molto conosciuta ma di cui in verità non sono ancora molto chiare le vere caratteristiche. Questo perché spesso ciò che si vede in televisione e sui social amplifica in modo innaturale quello che è il mio ruolo, il più delle volte travisando la realtà, dando l’idea che una Wedding Planner o non serva, o sia “roba da ricchi”, o ancora, che sia la Wedding Planner a scegliere e decidere qualsiasi cosa inerente al Matrimonio. NIENTE DI PIÙ INESATTO!!
Pagate prima di tutto la sua ESPERIENZA. Voi siete al vostro primo (e auguro ultimo) matrimonio…un wedding planner esperto ha esperienza. Necessaria per conoscere a fondo: timeline, criticità, obiettivi principali, strategie, gestione del budget, gestione dei fornitori. Per avere un istinto immediato al problem solving. L’esperienza si paga. Pagate il suo TEMPO. Non avete idea di quanto il tempo diventi importantissimo nella pianificazione di un evento. Gestire il tempo in maniera efficace ed efficiente è il mio obiettivo (nella vita, e nel lavoro). Se seguirete le scadenze che vi indicherò, i tempi tecnici per prendere decisione e per portare avanti il lavoro…l’organizzazione sarà lineare e chiara. Pagate le IDEE. Ho imparato che il più delle volte chi chiede il mio aiuto o non ha idee o ne ha troppe. In entrambi i casi avere una persona che prenda le redini della situazione è fondamentale. E le idee si pagano. Pagate la sua DISPONIBILITÀ. Disponibilità a sopralluoghi, ad appuntamenti, ad incarichi, a problemi da risolvere, a decisioni da prendere, a stress…di cui un buon wedding planner si farà carico. Pagate infine anche la sua SERIETÀ. E questo è un aspetto che ahimè non troverete sempre. In questo settore c’è molta improvvisazione, molta poca professionalità, che si può tradurre in prezzi bassi ed in offerte che sembrano concorrenziali ma che possono nascondere scarsa esperienza, nessuna partita iva, poca affidabilità.
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