Organizzare eventi non è mai un compito facile. Ma la cosa si complica ancora di più se parliamo di un matrimonio. Perché tutto sia perfetto è necessario pensare a infinità di dettagli. Per questo motivo è nata la figura del Wedding Planner.
Chi è il Wedding Planner?
Il Wedding Planner è il professionista responsabile di disegnare, pianificare e coordinare matrimoni adattandoli alle necessità e al gusto dei clienti. In poche parole, è un Event Manager, ossia un organizzatore di eventi, però specializzato in matrimoni. In qualità di esperto, assiste e consiglia i futuri sposi nel corso dei preparativi e nel giorno delle nozze, coordinando il lavoro degli altri fornitori per garantire un matrimonio perfetto. Anche se il suo lavoro non finisce qui, perché esiste anche una fase posteriore al matrimonio.
Il Wedding Planner è colui che di professione fa il “planner” perché il suo mestiere è pianificare, organizzare, non fare il “wedding”. Secondo Wikipedia, il wedding planner è una persona che si occupa di pianificare e amministrare il matrimonio di una coppia, insieme alla coppia. Pianificare e amministrare infatti, sono alcuni dei compiti e delle responsabilità principali di questa professione.
L’organizzatore di matrimoni ha inoltre mansioni relative alla logistica del giorno dell’evento e deve essere un esperto di tutto ciò che riguarda il matrimonio per poter guidare correttamente la coppia passo passo, dai preparativi al giorno del sì.
Cosa Fa un Wedding Planner? Le Fasi del Matrimonio
Le attività di un wedding planner variano in base alle esigenze specifiche di ogni coppia. Solo dopo un primo incontro è possibile stilare un elenco dettagliato dei compiti e delle responsabilità, specificandoli nel contratto e nel preventivo.
Fase Prematrimoniale
Questa fase include riunirsi con la coppia, definire lo stile del matrimonio, stabilire un budget, pianificare l’addio al celibato/nubilato, creare la lista degli invitati, fissare il quadro generale dell’evento, disegnare gli elementi della cartoleria, scegliere i regali, i vestiti e l’oggettistica degli sposi, assumere il servizio fotografico e video e organizzare tutti i dettagli della cerimonia e del banchetto nuziale.
Il wedding planner assiste gli sposi nella pianificazione di ogni aspetto del loro matrimonio. I principali compiti sono: la ricerca della location; la gestione del budget; assistere gli sposi nella scelta e nella contrattazione con fornitori (fotografo, fiorista, catering, ecc.); pianificazione di un piano operativo per rispettare scadenze in avvicinamento alla data del matrimonio; la creazione di un programma, la timeline, dettagliata per il giorno del matrimonio; il coordinamento e la supervisione dell’esecuzione di ogni fase nel giorno delle nozze (cerimonia, ricevimento, taglio torta, after party) se offre il servizio anche il servizio di wedding coordinator.
Inoltre, il wedding planner svolge un ruolo chiave nella gestione del budget e nella selezione dei fornitori più adatti, come il catering, il fotografo, la decorazione floreale o la musica. Grazie alla sua esperienza, è in grado di anticipare eventuali imprevisti e trovare soluzioni rapide ed efficaci, assicurando che ogni dettaglio dell’evento si svolga secondo i piani.
La pianificazione è la prima fase dell’organizzazione generale del matrimonio e riguarda la vera e propria progettazione. In questa fase, l’organizzatore di matrimoni individuerà gli obiettivi e le priorità degli sposi predisponendo insieme a loro una timeline con le scadenze di ogni step.
Per poter procedere con tranquillità, in questa fase è fondamentale:
- Aver stabilito una data o almeno un periodo di riferimento per la celebrazione e il festeggiamento del matrimonio.
- Avere un’idea di massima del numero di invitati.
- Aver stabilito un budget per l’organizzazione del matrimonio.
- Ripartire il budget in base alle priorità che gli sposi danno per ogni voce di costo (location, catering, allestimenti, musica e intrattenimento, ecc.), ottimizzandolo per garantire il miglior risultato in termini di costo e beneficio del risultato finale.
- Programmare le attività future (da quelle a breve termine a quelle più a lungo termine) stilando una timeline con i tempi e le scadenze di ogni fase organizzativa.
L’organizzazione è la fase operativa della pianificazione, in cui appunto, partendo dalla timeline stilata in fase di progettazione, si iniziano ad attuare tutte le operazioni ed attività per raggiungere gli obiettivi stabiliti. Questa fase comprende la ricerca dei fornitori più adatti e la loro selezione in funzione anche della disponibilità della data.
Il wedding planner non organizza il matrimonio facendo sue scelte, così come non fa nulla senza l’approvazione degli sposi. Successivamente all’aver individuato una rosa di fornitori, solitamente 2 o 3 fornitori per categoria, verranno richiesti e sottoposti all’attenzione degli sposi diversi preventivi.
Nella fase organizzativa rientrano quindi:
- La ricerca dei fornitori.
- La richiesta di preventivi.
- La selezione in funzione delle esigenze degli sposi, nonché della disponibilità di data.
- L’esame e la valutazione dei contratti.
- Gli appuntamenti con i fornitori.
- I sopralluoghi.
- Le prove menù.
- Le prove abito.
Il wedding planner offre la sua consulenza anche nelle fasi precedenti, durante il planning e l’organizzazione. Stilare un programma indicando ogni fase organizzativa e ogni scadenza in cui prendere delle decisioni, proporre i fornitori scegliendoli tra i migliori professionisti, sono operazioni frutto dell’esperienza del professionista nel settore.
La consulenza vera e propria, prende sostanza dal momento in cui si cominciano a valutare i preventivi dei relativi fornitori da selezionare e, successivamente, i loro contratti. In questa fase non verranno semplicemente messi a confronto i prezzi dei relativi preventivi, ma verranno considerati e valutati tutti gli elementi tecnici che ne determinano il prezzo. Solo in questo modo, si può fare una giusta valutazione e compiere la scelta più adatta alle esigenze.
Ogni preventivo e ogni contratto andrà letto con le dovute attenzioni, leggendo bene ciò che comprende e ciò che esclude; facendo attenzione agli orari di usufruibilità del servizio (per esempio per le location, per i camerieri, per gli open bar, ecc.); o ancora, studiando con attenzione i luoghi in cui è concesso ballare e fare musica.
Nella consulenza rientrano ovviamente anche:
- Le indicazioni sul galateo del matrimonio.
- Le indicazioni sulla giusta disposizione dei tavoli nella sala.
- La predisposizione delle planimetrie da fornire al catering.
- La personalizzazione dell’evento tramite il design ed i dettagli.
Esecuzione del Matrimonio
Questa fase contempla l’organizzazione degli ultimi dettagli e la celebrazione dell’evento. Il coordinamento del matrimonio è la fase clou di tutta l’organizzazione e la pianificazione del matrimonio. È il momento in cui tutto quello che è stato deciso, scelto, immaginato prende forma. È il giorno del matrimonio e tutto deve essere perfettamente eseguito così come è stato desiderato e programmato.
Il wedding planner ha il compito di coordinare tutti i fornitori affinché il “wedding day” sia senza intoppi. La professionalità del wedding planner sta proprio nella sua totale devozione alla riuscita del vostro evento: non si tratta di un semplice lavoro di backoffice, lui sarà realmente coinvolto per definire una regia attenta delle nozze. Sarà presente nei preparativi a casa, quando pronuncerete le frasi per promessa di matrimonio e quando consegnerete l’ultima bomboniera.
La fase del coordinamento consiste nella presenza on-site il giorno del matrimonio per garantire agli sposi che il progetto diventi realtà esattamente come previsto e secondo la timeline concordata. Questo dal punto di vista pratico significa ad esempio:
- Supervisionare l’arrivo dei fornitori, la realizzazione degli allestimenti, la consegna degli accessori e l’eventuale riutilizzo dei decori dalla cerimonia al ricevimento.
- Indicare agli ospiti quando spostarsi dalla zona dell’aperitivo a quella della cena.
- Ricordare alla sposa il momento del lancio del bouquet.
- Verificare che gli spettacoli di intrattenimento si svolgano nei tempi previsti.
- Verificare che la modifica del piano A in piano B a causa del maltempo non comprometta in alcun modo la buona riuscita dell’evento.
E per gestire al meglio tutta la “macchina organizzativa”, la wedding planner si occuperà anche di coccolare i vostri invitati negli aspetti logistici della giornata. La sua è una vera missione e per dare un vero significato a questo ruolo, senza lasciare nulla al caso, la wedding planner avrà cura di richiedere la valutazione del suo operato in termini di soddisfazione degli sposi e degli invitati.
Fase Post-Matrimoniale
Questa fase include la luna di miele dei novelli sposi e la valutazione dell’evento da parte del Wedding Planner.
I Benefici di Affidarsi a un Wedding Planner
Un matrimonio è uno degli eventi più significativi e più felici nella vita di una coppia ma può anche essere uno dei più stressanti. Affidarsi a un wedding planner significa acquistare tranquillità. Il professionista si occuperà della selezione dei fornitori, della valutazione dei contratti, dell’organizzazione degli appuntamenti e delle scadenze, fornendo soluzioni “filtrate” e evitando inutili perdite di tempo, rischi e situazioni spiacevoli.
Il wedding planner è un angelo custode con la calcolatrice! Già, perché l’organizzatore di matrimoni è il professionista che gestisce le risorse in modo efficiente, spiegando quali servizi sono realizzabili in base alla spesa prevista. Spesso, le coppie non conoscono i reali costi di mercato pertanto sottovalutano o sovrastimano i costi dei matrimoni, e il wedding planner ha il compito di chiarire le aspettative.
Con un consulente al tuo fianco verranno annullate le tue incertezze, perché ti sarà chiara la giusta strada da percorrere. Il wedding planner ha una buona capacità di problem solving nel gestire anche gli imprevisti e garantire che il giorno speciale rispecchi appieno i desideri e le aspettative dei futuri sposi.
La scelta di esperti del genere consente quindi agli sposi di evitare di stressarsi e di pensare all’organizzazione del matrimonio, che oltre a richiedere tempo, può appunto anche essere faticoso. Non c’è dubbio che affidandoti ad un organizzatore di matrimonio risparmierai telefonate e tempo durante i preparativi, avendo anche la sicurezza che tutto proceda nei tempi giusti senza restare indietro. Avrai nelle tue mani sempre valide soluzioni tra cui scegliere.
Pagate prima di tutto la sua ESPERIENZA. Voi siete al vostro primo (e auguro ultimo) matrimonio…un wedding planner esperto ha esperienza. Necessaria per conoscere a fondo: timeline, criticità, obiettivi principali, strategie, gestione del budget, gestione dei fornitori. Per avere un istinto immediato al problem solving. L’esperienza si paga.
Pagate il suo TEMPO. Non avete idea di quanto il tempo diventi importantissimo nella pianificazione di un evento. Gestire il tempo in maniera efficace ed efficiente è il mio obiettivo (nella vita, e nel lavoro). Se seguirete le scadenze che vi indicherò, i tempi tecnici per prendere decisione e per portare avanti il lavoro…l’organizzazione sarà lineare e chiara.
Pagate le IDEE. Ho imparato che il più delle volte chi chiede il mio aiuto o non ha idee o ne ha troppe. In entrambi i casi avere una persona che prenda le redini della situazione è fondamentale. E le idee si pagano.
Pagate la sua DISPONIBILITÀ. Disponibilità a sopralluoghi, ad appuntamenti, ad incarichi, a problemi da risolvere, a decisioni da prendere, a stress…di cui un buon wedding planner si farà carico.
Pagate infine anche la sua SERIETÀ. E questo è un aspetto che ahimè non troverete sempre. In questo settore c’è molta improvvisazione, molta poca professionalità, che si può tradurre in prezzi bassi ed in offerte che sembrano concorrenziali ma che possono nascondere scarsa esperienza, nessuna partita iva, poca affidabilità.
Soft Skills e Competenze del Wedding Planner
Queste sono le competenze e soft skills richieste per lavorare come Wedding Planner:
- Competenza in wedding planning: Ovviamente il professionale deve essere preparato e conoscere ogni aspetto dell’organizzazione di eventi e, specialmente, dei matrimoni.
- Capacità di leadership e di organizzazione: Questo implica avere la capacità per lavorare in gruppo, dato che molte volte si converte nell’unico modo per arrivare ad un obiettivo comune. In questo processo, bisogna considerare quali sono le priorità del progetto, le risorse necessarie, i posti per eseguire ognuno dei compiti e le loro funzionalità.
- Creatività e buon gusto: Un organizzatore di matrimoni deve essere una persona creativa e originale.
- Buona immagine personale e professionale: Dare un’immagine agli altri è inevitabile. Quindi, essa dev’essere un fedele e coerente riflesso di quello che ognuno è. L’obiettivo è costruire un’immagine che trasmetta i valori, i principi e le proprie credenze, e che, a livello intellettuale, esprima la professionalità e le conoscenze acquisite.
- Capacità comunicative e relazionali: Si tratta di saper parlare, ma anche saper ascoltare ed osservare, perché qui entra in gioco linguaggio verbale e non verbale.
- Autonomia e affidabilità: Se un cliente non può fare affidamento nel professionista che contratta, sicuramente sarà un cliente insoddisfatto.
- Predisposizione al problem solving: È necessario essere capaci di risolvere i problemi che possano sorgere, qualsiasi tipo di imprevisto. Per questo motivi, è bene avere sempre un piano A, un piano B, e, a volte, anche un piano C.
- Resistenza allo stress: Il wedding planner deve avere capacità per gestire lo stress, tanto a livello personale quanto in relazione ai suoi clienti. Deve capire che il matrimonio e i suoi preparativi generano nervosismo e stress ai contraenti. Per rassicurarli, è importante che sappia trasmettere sicurezza.
- Flessibilità: Si tratta della capacità di adattarsi alle situazioni, siano esse conosciute e previste o sconosciute e completamente impreviste.
Wedding Planner vs Wedding Designer
Lo stile, il famoso “tema dell’evento”, i colori e i dettagli, sono senz’altro ciò che si percepisce maggiormente in un matrimonio. Sono elementi visibili e concreti che caratterizzano e rendono unico il matrimonio, facendo molto spesso la differenza. Ovviamente la parte del planning e dell’organizzazione deve essere sempre e, in primis, impeccabile.
Ma questi aspetti di stile non sono sempre curati direttamente dal wedding planner. Non tutti i wedding planner infatti, sono anche Wedding designer. Queste due figure, per quanto possano sembrare la stessa cosa e a volte coincidere nella stessa persona, sono in realtà due professioni diverse con compiti diversi.
Il wedding designer è un professionista creativo che si occupa dell’aspetto estetico del matrimonio, dando forma e colore alle idee degli sposi: dalle decorazioni all’illuminazione della location, passando per la grafica delle partecipazioni. Di questi aspetti a volte se ne occupa, come detto, il wedding planner stesso, se ha appunto le competenze e l’occhio artistico e creativo, in caso contrario questa fase viene demandata al wedding designer per avere l’impronta stilistica che solo un professionista del settore può lasciare.
Il Ruolo del Wedding Planner nel Contesto Italiano
In Italia il fenomeno dei matrimoni di stranieri si è sviluppato a partire dalla fine degli anni '80. Le norme UNI 11954 e UNI 11955, elaborate dall'Associazione Italiana Wedding Planner, forniscono un quadro normativo ufficiale per il riconoscimento della professione di wedding planner e destination wedding planner in Italia.
Non esiste ad oggi in Italia un corso di laurea specifico per questa professione. Negli anni ci si è resi conto dell’esistenza di una confusione che hanno alcune coppie che si approcciano a questa figura. Non sanno bene cosa fa un wedding planner, e cosa può fare per loro. Bisogna ammettere che il mercato italiano ha generato (e continua a generare) molte incongruenze in un ruolo già abbastanza complesso e di nicchia.
COME AVERE UN MATRIMONIO STUPENDO | Olmo Wedding Podcast (con Martina wedding planner)
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