Il successo di un matrimonio dipende molto dalla scelta dei fornitori e dalla capacità di saper coordinare al meglio il gruppo. Ecco perché nell’attività di wedding planner è importante sviluppare collaborazioni con professionisti del settore matrimoni che siano affidabili.
Dalla location e il flower designer alla scelta del catering, passando per il fotografo di matrimoni e gli artisti a cui affidare l’intrattenimento per il ricevimento di nozze, ecco una breve guida per scegliere bene e coordinare i fornitori di un matrimonio.
Scegli i migliori fornitori del matrimonio
La prima regola per non avere brutte sorprese quando si lavora con un gruppo di fornitori del settore wedding è selezionare i migliori professionisti. Come? Affidandovi alla loro esperienza e alla loro capacità, già riconosciuta da altri wedding ed event planner, da coppie di sposi e cercando in rete recensioni sulle loro attività.
Sapere di poter contare su una rete di persone che sanno fare bene il proprio mestiere è infatti fondamentale per riuscire a sviluppare con loro un lavoro sinergico e produttivo. In più vi risparmierà anche inutile ansie.
Comunica in modo semplice con tutti i collaboratori
Una volta creata la rete di collaboratori, è fondamentale trovare un modo per comunicare velocemente con tutti. Così sarete sicuri di avere sempre tutto sotto controllo, e tutti i professionisti saranno sempre aggiornati. Ricordate sempre, però, che gli sposi avranno soltanto la figura del wedding planner come riferimento. Quindi, il vostro compito sarà anche quello di rapportarvi con loro, informandoli sugli sviluppi dell’organizzazione delle nozze e delle attività di tutti gli altri fornitori del matrimonio.
Partner affidabili per l’organizzazione delle nozze
Squadra che vince non si cambia. Vale nello sport ma anche nel lavoro. Se nel corso della tua attività di wedding o event planner ti sei creata una rete di fornitori, continua a lavorare con loro. Specialmente se lavori molto con coppie che desiderano destination wedding all’estero che richiedono fornitori del luogo.
Avere già un team di validi collaboratori, infatti, ti aiuterà a ridurre i tempi di lavoro e trovare soluzioni migliori per le richieste degli sposi. Questo non significa che non tu debba avviare nuove collaborazioni, anzi! Se però hai trovato dei validi partner, tienili stretti!
Come approcciare i fornitori sconosciuti
Il primo approccio con fornitori che non si conoscono può non essere così facile. Sono quotidianamente contattati da persone che si presentano come wp che rivolgono spesso queste come prime domande: “siete interessati a una collaborazione?” Come dargli torto? Anche a noi irrita quando gli sposi ci raggiungono con un generico “vorrei un preventivo”. Preferiamo invece ci contattino dicendoci “ho visto il portfolio e fai lavori meravigliosi” oppure “mi ha colpito molto la tua presentazione” oppure “ho letto con interesse che…”. La stessa cosa capita quando ci contattano i fornitori.
Se invece ci scrive un fotografo dicendoci “ho visto i tuoi lavori e sono wow! Darei un rene per poter lavorare con te. Proviamo ad approcciarci ai fornitori come vorremmo che gli sposi o i fornitori stessi approcciassero noi.
Suggerisco allora di usare il network dei fornitori che hanno già avuto modo di conoscerci (ed è un suggerimento che vale all’inizio ma può valere anche in seguito). A volte potrebbe essere di aiuto chiedere un’introduzione a un fornitore (o collega) che già ci conosce e conosce anche il fornitore che vogliamo approcciare. Può garantire sulla nostra serietà e sul nostro impegno anche in assenza di un portfolio. Una location potrebbe introdurvi a un catering, un fotografo a un video maker, una MUA a un atelier, un fiorista a un noleggiatore, un Dj a un service.
Approcciare un fornitore quando si ha un lavoro/progetto in mano è diverso che approcciarlo quando si è in una fase esplorativa. Con un matrimonio e una data è vero che il fornitore potrebbe essere più interessato e ben predisposto nei nostri confronti, ma anche vero che specialmente all’inizio la rete di relazioni vada costruita prima di avere una concreta e reale necessità e questa fase esplorativa ci permette anche di approfondire la conoscenza del mercato.
Quando un fornitore ci interessa in modo particolare, possiamo valutare di proporre la collaborazione a uno styleshoot. È un modo per approfondire la relazione, per vedere come reagisce ai nostri input, come si muove, come lavora, e nel contempo farci apprezzare.
Criteri di scelta dei fornitori
Tra i compiti più ardui di un Wedding Planner, soprattutto a inizio carriera, c’è la scelta dei fornitori giusti con cui collaborare. Ma perché è così importante avere diversi fornitori? Perché ognuno è professionista nel suo campo e mette a disposizione le sue conoscenze per la realizzazione dell’evento sotto la coordinazione del leader: il Wedding Planner.
Immaginate il Wedding Planner come il direttore di un’orchestra e i suoi fornitori come i musicisti che la compongono. Ma come avviene la scelta dei fornitori giusti? E dove li possiamo trovare?
La scelta dei fornitori dovrà essere fatta innanzitutto tenendo conto della posizione geografica perché non dovrà essere troppo distante dalla realtà lavorativa del Wedding Planner. Nonostante sia un mestiere “giovane” ad oggi c’è molta concorrenza, quindi un wedding planner tra i criteri di competitività dovrà tener conto anche dei prezzi dei suoi fornitori. Il preventivo finale dell’evento è costituito infatti perlopiù da questi ultimi.
Se un fornitore lo avete trovato sul web e non avete la minima idea di come lavori, basatevi sulle recensioni positive e negative e quindi in generale sulla sua web reputation. Se il feedback dei clienti è positivo, potrete valutare di inserirlo nella vostra rosa di fornitori. Ovviamente le recensioni sono valutazioni soggettive di chi ha scelto un prodotto o un servizio prima di noi, e non ci permette di capirne a pieno la professionalità, quindi potrete fare riferimento ad associazioni di settore o all’albo ufficiale dei fornitori della camera di commercio.
Uno dei criteri per la scelta dei fornitori è sicuramente il gusto. Valutate quindi come lavora, qual è il suo stile e la sua versatilità. Per la scelta dei fornitori potete partecipare alle fiere di settore, basarvi sul passaparola e le conoscenze indirette, oppure fare ricerca sul web.
Un Wedding Planner deve cercare fornitori competenti nella loro materia. Devi essere in grado di valutare la loro professionalità e la loro offerta. Ipotizza di dover selezionare delle location: dovrai valutare spazi e capienze, accessi, servizi, vincoli, staff, ecc.
- Valori: sono tanti i valori potenzialmente condivisibili ma se sta lavorando bene, il tuo fornitore avrà deciso di enfatizzare quelli che maggiormente lo rappresentano.
- Portfolio: i suoi lavori ti affascinano e credi possano affascinare anche il tuo cliente ideale?
- Visione: deve essere condivisa. Nei primissimi anni di attività ho lavorato spesso con un fotografo bravissimo, ma con una visione totalmente diversa dalla mia. Le sue energie erano direzionate verso mostre e personali, paesaggi e animali erano i suoi soggetti preferiti. Non poteva esserci sinergia.
- La cifra estetica: se non ti limiti al servizio planning ma ti piace anche occuparti del design, devi apprezzare la sua cifra stilistica, il suo gusto. Per valutare alcuni fornitori, quelli appunto che saranno coinvolti nel design, questo aspetto è importantissimo. Non valutare quindi solo la qualità di quello che vedi. Un lavoro potrebbe essere magistralmente realizzato da un professionista, ma non risuonare nelle tue corde.
- Organizzazione interna e struttura: Ti serve un fornitore con le dimensioni e la struttura giusta. Ho commesso anche questo errore quando sono partita. Arrivando dal mondo degli eventi aziendali, avevo immaginato di poter continuare la mia collaborazione con il service a cui spesso mi appoggiavo nel mio precedente lavoro. Ma erano budget grandi quelli che gestivo per i miei clienti aziendali, neanche lontanamente paragonabili all’investimento in service dei miei matrimoni. Ero diventata un pesce troppo piccolo per meritare le attenzioni di cui avevo bisogno. Per contro, a volte la struttura potrebbe essere troppo piccola per soddisfare le tue esigenze. Potrebbe voler prendere l’evento per gola o per entusiasmo, ma non essere poi in grado di far fronte a tutte le necessità o farlo con un’evidente fatica.
- Investimento: Per alcune tipologie di fornitori è più facile disporre di listini (es: fotografi, catering), mentre per altri è molto più difficile (es: flower designer). In quel caso c’è comunque una domanda che possiamo porre per avere un orientamento: “in media, quanto investono le spose nel vostro servizio?”.
La gestione dei fornitori e la comunicazione
Perché un matrimonio sia ben riuscito, sappiamo quanto sia importante la fase iniziale di organizzazione e ricerca. Non va sottovalutato, però, quanto sia necessaria una regia efficiente il giorno delle nozze. Un’organizzazione minuziosa in fase di planning ci darà tutti gli ingredienti necessari.
Il ruolo dell’innovazione tecnologica è sicuramente un altro fattore rilevante per un’eccellente sinergia nel lavoro. Vi sono inoltre diverse piattaforme e svariati programmi di condivisione per interagire facilmente, volti proprio a “fare rete” sviluppando contatti e relazioni con obiettivi comuni.
La pianificazione dettagliata delle tempistiche e la gestione organizzativa del team sono le due caratteristiche fondamentali per la perfetta riuscita dell’evento. La comunicazione, l’ascolto e l’empatia sono essenziali per poter relazionarsi al meglio con ogni interlocutore.
Durante la fase organizzativa sono necessarie capacità di negoziazione con i fornitori, tra clienti e fornitori e a volte anche tra clienti e famigliari. Durante l’evento è assolutamente necessario mostrare doti da Team Leader. Coordinare alla perfezione le tempistiche di arrivo dei fornitori, i movimenti dei collaboratori e sincronizzare tutto correttamente con gli spostamenti degli sposi e i movimenti degli ospiti sono tutti elementi che costituiscono la chiave di un evento senza stress.
Questo documento getta le linee guida che permettono di vedere con lucidità ed immediatezza gli orari ed i compiti di ciascun fornitore, ed i movimenti dei clienti e dei loro ospiti. Di fatto, permette all’incredibile macchina organizzativa messa su in fase di organizzazione di funzionare senza intoppi.
È importante sottolineare quanto conti il lavoro a monte fatto insieme ai collaboratori. Un Wedding Planner studia le fasi e la successione degli elementi di ogni singolo evento già mentre costruisce il gruppo di fornitori. Inoltre conosce le necessità in termini di tempo e strumentazione e le criticità di ogni singolo servizio coinvolto, ad esempio: l’eventuale allestimento della struttura il giorno antecedente, la consegna di tutti i materiali, le bomboniere e il disallestimento il giorno successivo.
Durante il gran giorno, poi, la timeline includerà anche elementi che non riguardano direttamente i soli fornitori. Sono parte di essa anche gli orari previsti per l’arrivo degli ospiti e il loro intrattenimento durante l’aperitivo pianificato insieme al dj, i momenti fotografici studiati in base all’orario del mezzodì o del tramonto; accordarsi con cura con il catering per le tempistiche esatte delle portate affinché tutto possa risultare eccellente e sincronizzato.
Sappiamo che in ogni matrimonio qualche piccolo imprevisto accade sempre!
ABITO DA SPOSA COME GESTIRE GLI IMPREVISTI
Costruire un network di fiducia
Creare una rete di fornitori professionisti è uno dei primi aspetti per definire un’ottima partenza. Un clima di fiducia e rispetto deve poi essere alla base della collaborazione tra Wedding planner e fornitori. Si tratta dei cosiddetti free-lance ovvero figure professionali che non hanno una sede e che spesso lavorano con grande passione.
Aspetto imprescindibile quando si parla di creazione di una rete di fornitori per il wedding planner è la costruzione di un rapporto di fiducia con loro. Questo ovviamente avviene col tempo e grazie al fatto di aver collaborato già in più occasioni.
La questione delle provvigioni
Molti fornitori potrebbero valutare di riconoscere una commissione. Se il fornitore ha margini già bassi nel lungo periodo questa pratica non fa bene al suo business (e di conseguenza neanche al tuo): sarà portato a ridurre i costi (qualità materia prima, accessori, servizio) o a preferire altre collaborazioni (nota: sono molti i fornitori che non accettano di riconoscere commissioni).
Se invece i suoi margini sono alti (o sufficientemente alti) e reputa preziosa la vostra collaborazione, potrebbe intenzionalmente e strategicamente decidere di investire nella vostra commissione. Per contro, anche le wedding planner che operano in fascia alta si lamentano del fatto che non sempre i fornitori riconoscono commissioni senza ricaricare anche solo in parte, sul cliente.
In base alla mia esperienza, chi lavora veramente con doppio listino sono i fornitori più abituati a trattare il B2B e quelli con minore incidenza di costi variabili.
Quando parliamo di importi considerevoli: sono certa che non vorrai impazzire a rincorrere i fornitori per pochi spiccioli, considerando anche il tempo che impieghi a fare recupero crediti e fatturazione (a meno che tu lavori su numeri più grandi e con un sistema automatizzato che io attualmente in Italia non ho ancora mai visto, oppure con pacchetti All-Inclusive dove più che di commissioni si parla di markup).
Per modello di business più tradizionale invece, ovvero con la classica relazione 1:1 di consulenza personalizzata, gli importi possono essere notevoli solo quando lavori su segmenti Premium e Luxury, e in particolar modo sono relativi a location (di prestigio) e a catering (oppure strutture alberghiere di alta gamma).
Quando sono guadagni prevedibili. Altrimenti sarebbe un po’ rischioso considerarli fonte di guadagno e imputarli a business plan.
Ovvero più probabilmente proponi una selezione di location/fornitori con cui hai preso precedenti accordi commerciali. Il modo meno “intelligente” è quello della location che semplicemente ricarica la commissione sul costo di affitto senza variare nulla delle condizioni.
Anziché uno sconto per il tuo cliente, puoi valutare di negoziare degli upgrade di servizio, degli extra, delle condizioni particolari. I fornitori tendono ad accogliere molto positivamente questa proposta perché il loro servizio risulta uscire “potenziato”, e anche il cliente apprezza perché ottiene cose che desiderava o di cui necessitava senza costi addizionali (potrebbe essere l’upgrade di un vino più pregiato, un’uscita salata di hamburger alla mezzanotte, l’utilizzo di una nuova attrezzatura, un costo di trasferta incluso, dell’arredo extra…).
Il wedding planner ancora inesperto cerca di acquisire clienti proponendosi a costo zero o a cifre molto basse e facendo affidamento sulle percentuali dai fornitori: ma il cliente che ti sceglie per il prezzo concorrenziale, lo esigerà poi anche dagli stessi fornitori, che ti troverai a dover selezionare in una fascia di mercato più bassa e che per riconoscerti la commissione dovranno più probabilmente o ricaricare sul cliente (lo stesso cliente che però ti chiederà di contenere i costi) o ridurre in qualche modo i loro costi di materia prima, servizio, accessori, ecc. (a meno che la percentuale non sia una strategia di penetrazione per un fornitore “nuovo” o una strategia per vendere date o servizi o prodotti poco richiesti).
Questo meccanismo non fa bene al settore, contribuisce a screditare il nostro ruolo sul mercato, e non aiuta ad innalzare lo standard qualitativo globale e la percezione del valore del nostro servizio. E non fa bene nello specifico neanche al tuo business.
Il fornitore rinuncia a una percentuale del suo guadagno a favore del wedding planner ma non riceve aiuto e supporto nella gestione del cliente nè vede i benefici della collaborazione. È facile incappare nel meccanismo di proporre chi riconosce la percentuale più alta, anche quando non sarebbe stata la soluzione migliore. Se questo meccanismo non fa per te, studiti bene il tuo modello di business affinché sia “autosostenibile”.
Come abbiamo visto, per trovare i giusti fornitori è necessario individuare quelli con cui c’è più sintonia e allineamento di visione e obiettivi.
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